Multitasking

Durante una junta de coaching en liderazgo de una empresa de servicios, Victoria, directora del área comercial, me compartió: “Mario, el mejor colaborador que he tenido en mi área, antes era super productivo y cumplido, pero empezó a fallar hace unos meses. ¿Qué estaré haciendo mal?”

A ver, vamos paso por paso, -contesté- ¿tienes alguna hipótesis?

“Tengo descartados temas personales, ya que he platicado con él para entender la situación”, - respondió Victoria.

“Entonces, ¿has cambiado sus funciones últimamente?”, -cuestioné.

Victoria añadió: “Mario es muy capaz y aprende rápido. Además de su rol comercial, le he pedido ayuda para marketing de redes sociales. Es más, el área operativa le pidió apoyo desde hace unos meses en otros proyectos, y autoricé que usara un tercio de su tiempo en ello”.

“Victoria, parece que Mario tiene que estar haciendo multitasking todo el tiempo. ¿Será éste el origen del problema?”, -pregunté, conociendo la respuesta.

Hay una gran variedad de autores y estudios que señalan que el multitasking (realizar dos o más procesos a la vez), genera entre un 20% y 40% de ineficiencia. El concepto básico es que no es posible, por el funcionamiento del cerebro, estar enfocado en más de un proceso cognitivo a la vez. De tal manera que, cuando decimos que estamos haciendo multitasking, necesitamos cambiar el enfoque de atención una y otra vez. Y eso requiere tiempo.

En 2008, Dave Crenshaw intoduce el término switchtasking para sustituir el de multitasking, reflejando en este nombre lo que sucede realmente con nuestro enfoque.

Daniel Goleman, autor del reconocido libro “Inteligencia emocional”, lo explica así: “Hemos asumido que el multitasking es algo bueno, la verdad es que las tareas que requieren atención no se desarrollan realmente en paralelo, sino que necesitan un cambio de atención veloz y cada uno de estos requiere tiempo para reenfocarse”.

Si aún lo dudas, la doctora Nancy K. Napier, sugiere el siguiente ejercicio:

1.- Dibuja dos líneas en una hoja.

2.- Que alguien tome tu tiempo escribiendo: “Soy realmente bueno en multitasking” en la primera línea, y los números del 1 al 35 en la segunda.

3.- Ahora, vamos a “multitaskear”. Toma el tiempo escribiendo las mismas dos líneas, pero escribe primero una letra de la primer línea y después un número de la segunda, hasta completar los mismos mensajes.

Seguramente el tiempo utilizado se habrá incrementado al doble, aproximadamente, y hasta tal vez hayan aparecido algunos errores, esto debido al costo de reconectar con la tarea.

Con este pequeño experimento, comprobamos que el multitasking genera ineficiencia. Y, según un estudio de Gloria Mark realizado en la Universidad de California, los indicadores de nivel de estrés, de insatisfacción laboral y la carga de trabajo se incrementan al utilizarlo.

El problema del multitasking se ha acentuado en años recientes debido a la tecnología. ¿Cuántas reuniones nos ha tocado ver a varios, o todos los asistentes revisando sus redes sociales en el celular?

Los equipos comerciales deben insistir en no distraerse en momentos clave como las cada vez más socorridas juntas virtuales con clientes, donde es fácil que el vendedor se distraiga con Whatsapp, Facebook, etc al momento de la sesión. Aunque piensen lo contrario, es muy probable que el cliente se dé cuenta y pierda interés al sentirse “ignorado”.

Si estás teniendo problemas de productividad, errores en las cotizaciones, etc., revisa si estás concentrándote en una sola actividad a la vez. Hay algunos métodos como el Pomodoro, donde evades cualquier distracción durante 25 minutos que utilizas para concentrarte en un solo tema, para posteriormente tomar cinco de descanso.

Victoria tomó la decisión de enfocar a Mario sólo en su labor comercial, que es donde más destaca. Los resultados favorables empezaron a llegar rápido.

El autor es consultor fundador de Salesexpert.