Empresarios: ¿Qué documentos necesitas tener en orden para una auditoría fiscal?

MÉXICO.- Una auditoría fiscal puede ser un proceso exhaustivo para cualquier empresario, por lo que es fundamental estar bien preparado y tener todos los documentos en orden.

La correcta organización de la información financiera y fiscal es clave para evitar sanciones y asegurar que tu negocio esté cumpliendo con las normativas vigentes.

El experto en finanzas, Daniel Herrera analizó a través de su canal de finanzas, qué documentos debes tener listos para enfrentar una auditoría por parte del SAT u otras autoridades.

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1. Declaraciones fiscales

Las declaraciones fiscales son uno de los primeros documentos que los auditores revisarán. Es crucial contar con todas las declaraciones presentadas de forma correcta y dentro de los plazos establecidos. Estas incluyen:

• Declaración anual: Debes tener las declaraciones anuales de impuestos, tanto del ISR (Impuesto Sobre la Renta) como del IVA (Impuesto al Valor Agregado).
• Declaraciones provisionales: También conocidas como declaraciones mensuales o bimestrales, estas son necesarias para comprobar que tu empresa ha pagado sus impuestos de manera periódica.

2. Comprobantes fiscales digitales (CFDI)

Los CFDI son esenciales para cualquier empresa, ya que documentan todas las transacciones y sirven de respaldo para las deducciones fiscales. Asegúrate de contar con:

• Facturas de ventas: Todos los comprobantes fiscales que reflejan las ventas de productos o servicios.
• Facturas de compras y gastos: Estos CFDI respaldan los gastos deducibles, incluyendo los insumos, servicios adquiridos y otros costos operativos.
• Nómina digital: Si cuentas con empleados, debes tener en orden los CFDI de nómina, que demuestran los pagos realizados a tu personal.

3. Libros contables y registros financieros

Los libros contables son la base de la contabilidad de cualquier empresa y constituyen uno de los principales documentos que los auditores revisan.

Es importante que estén actualizados y correctamente organizados. Los principales libros y registros que debes tener en orden incluyen:

• Libro diario: Registro de todas las transacciones diarias de la empresa.
• Libro mayor: Resumen de todas las cuentas que componen el balance general y el estado de resultados.
• Balanzas de comprobación: Informe de los saldos de las cuentas después de registrar las transacciones.
• Estados financieros: Estos incluyen el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo. Estos informes son clave para mostrar la salud financiera de la empresa.

4. Contratos y convenios

Los contratos con proveedores, clientes y empleados también son fundamentales para una auditoría fiscal. Debes tener copias de todos los contratos vigentes que respalden tus ingresos y gastos. Entre los documentos que pueden requerirse están:

• Contratos de servicios: Documentos que comprueben la relación con proveedores o clientes.
• Contratos de arrendamiento: Si tu empresa alquila inmuebles o equipos, los contratos de renta son esenciales.
• Contratos laborales: Asegúrate de tener los contratos de trabajo actualizados de todos los empleados.

5. Pagos a proveedores y acreedores

Uno de los aspectos que se revisa en una auditoría es que los pagos realizados a proveedores y acreedores estén debidamente respaldados. Para ello, debes contar con:

• Comprobantes de pago: Todos los documentos que demuestren que has realizado los pagos correspondientes a tus proveedores o acreedores, incluyendo transferencias bancarias, cheques o recibos.
• Registros de cuentas por pagar: Debes tener un control claro de las deudas pendientes y los pagos realizados.

6. Informes de impuestos retenidos

Si tu empresa tiene empleados o realiza pagos a terceros, estás obligado a retener impuestos como el ISR o IVA. Los documentos relacionados con estas retenciones deben estar al día:

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• Declaraciones de retenciones: Presenta los documentos que demuestren las retenciones realizadas y los pagos al SAT por conceptos como el ISR retenido a empleados o IVA retenido a proveedores.

7. Documentación de aportaciones y deducciones fiscales

Es esencial contar con todos los documentos que respalden las aportaciones y deducciones fiscales aplicadas durante el año. Esto incluye:

• Aportaciones a la seguridad social: Comprobantes de pagos al IMSS, Infonavit y otras contribuciones obligatorias.
• Deducciones por gastos médicos, donaciones o inversiones: Si has aplicado deducciones, debes contar con los documentos que las respalden.

8. Comprobantes bancarios

Los comprobantes bancarios son esenciales para demostrar el flujo de efectivo de la empresa. Debes tener a mano:

• Estados de cuenta bancarios: Muestran todas las transacciones que involucran a la empresa.
• Conciliaciones bancarias: Informe que compara los registros contables de la empresa con los estados de cuenta bancarios.

9. Dictámenes y auditorías previas

Si tu empresa ha pasado por auditorías fiscales previas o ha recibido algún dictamen financiero, es importante tener estos documentos disponibles. Los auditores pueden solicitar los informes anteriores para comparar y verificar el cumplimiento.

• Dictámenes fiscales: Emitidos por contadores públicos certificados que revisan las obligaciones fiscales.
• Auditorías internas: Si realizaste auditorías internas, estos informes también pueden ser útiles durante una auditoría externa.

10. Permisos y licencias

Finalmente, es importante tener en orden cualquier documento relacionado con los permisos o licencias que tu empresa necesite para operar. Esto incluye:

• Permisos de operación: Licencias necesarias para tu actividad comercial.
• Permisos fiscales: Cualquier autorización del SAT u otras autoridades fiscales para operar bajo condiciones especiales.

Estar preparado para una auditoría fiscal es crucial para evitar multas y sanciones que puedan afectar la continuidad de tu empresa.

Mantener en orden toda la documentación mencionada te permitirá enfrentar la auditoría con mayor tranquilidad y demostrar que tu negocio está en cumplimiento fiscal.

Recuerda que la organización es clave, y contar con un contador o asesor fiscal de confianza puede marcar la diferencia para superar este proceso de manera exitosa.