Cómo proteger su reunión en línea en 2024-2025

Sin embargo, junto con la relativa comodidad viene la posibilidad de interrupciones o riesgos de seguridad. Desde invitados no deseados hasta una filtración de datos, proteger sus reuniones virtuales es importante tanto para salvar del robo la valiosa información almacenada en línea como por la sensación fundamentalmente profesional añadida de este tipo de reuniones. He aquí un resumen sobre cómo asegurarse de que sus reuniones en línea sean seguras.

Cómo garantizar la seguridad de su reunión en línea

A medida que el uso de plataformas como Zoom, Microsoft Teams y Google Meet se hace cada vez más indispensable para los usuarios en línea, éstos suelen anteponer la comodidad a la seguridad. Sin embargo, no tener en cuenta la ciberseguridad puede suponer parar el espectáculo, ya que puede conllevar fugas de información confidencial e incluso daños a la reputación. Por otro lado, tomando unas sencillas precauciones puedes asegurar tus reuniones online sin comprometer en absoluto la eficacia.

1. Graba tu pantalla

Grabar pantalla windows 10 le da la oportunidad de asegurar su reunión de la siguiente manera.

• Las grabaciones de pantalla pueden ayudarle a evitar que se produzcan actividades no autorizadas durante una reunión.
• Los especialistas en TI pueden notar intrusos que no fueron invitados a registrarse para formar parte de la sesión.
• Se puede bloquear a los usuarios que intentan compartir mensajes y contenidos inapropiados.
• Se obtienen las pruebas necesarias para la investigación en caso de fuga de datos o seguridad en línea no fue seguida por los empleados durante la reunión.
• Obtendrá la prueba de que todos o nadie utilizaron códigos específicos o protocolos de entrada al entrar en la reunión.
• Mediante el uso de grabadoras de pantalla, puede obtener pruebas visuales que le ayudarán a mejorar los protocolos de seguridad y solucionar problemas.

2. Aproveche las funciones de seguridad exclusivas de cada plataforma

El sistema de todas las plataformas de videoconferencia incorpora ajustes de seguridad. Puede utilizar medidas de seguridad de precaución comunes como las siguientes.

• Establecer una contraseña para una reunión en línea. Para proteger tus reuniones, asigna una contraseña fuerte y única. Es mejor utilizar contraseñas generadas por IA para cada sesión, ya que son difíciles de descifrar. Puede utilizar herramientas en línea para generar contraseñas, ya que son aleatorias e impredecibles. Si eres aficionado a las contraseñas creadas por ti mismo, hazlas de al menos 8 caracteres, con mayúsculas y minúsculas, números y otros signos.
• Utilice salas de espera. Revise y cuente a los asistentes antes de que lleguen. Una vez que haya comprobado que todos han llegado, cierre la reunión para que nadie se meta en líos.
• Se debe restringir el uso compartido de pantallas. Para evitar interrupciones o que se comparta accidentalmente información sensible, sólo pueden compartir su pantalla quienes hayan recibido permiso del anfitrión. La mayoría de las plataformas permiten que el anfitrión controle esta función.

Utilizando estas sencillas medidas preventivas que proporcionan las plataformas online, conseguirás una sensación de seguridad, al menos para algunas necesidades básicas.

3. Actualizaciones periódicas

El software desactualizado contiene los «agujeros» por donde puede colarse un virus o infiltrarse un hacker. Por lo tanto, la seguridad en Internet es imposible sin actualizaciones regulares proporcionadas por el proveedor. Mantenga actualizada su plataforma de videoconferencia para estar protegido contra estas últimas amenazas (puede que ni siquiera las conozca).

4. No comparta públicamente los enlaces a las reuniones

Envíe las invitaciones a su reunión sólo a través de canales seguros, como el correo electrónico o las aplicaciones de mensajería cifrada. No publique el enlace en Facebook ni en las redes sociales. Personas que ni siquiera deberían estar en la reunión pueden aparecer y difundir información sensible con terceros que pondrá en riesgo la reputación de su empresa.

5. Opte por el cifrado de extremo a extremo

Elegir plataformas que ofrezcan cifrado de extremo a extremo ayuda a salvaguardar la información compartida durante la reunión. Es una buena forma de mantener alejados de la reunión a los visitantes no deseados. Por regla general, todas las plataformas autorizadas garantiza esta seguridad en internet. Las herramientas más populares para reuniones en línea son Zoom, Google Meet y Skype. Las reuniones P2P pueden hacerse a través de plataformas de redes sociales como Facebook o WhatsApp. Aún así, deberías descargarlas de la página oficial y asegurarlas con contraseñas y 2FA si es posible.

Prácticas de protección adicionales

Al iniciar o unirse a la reunión a través de su PC, debe saber cómo mejorar la seguridad de su dispositivo personal.

1. Instale un software antivirus de confianza. Con su ayuda, protegerá su equipo contra el malware y el phishing.
2. Active los cortafuegos necesarios. De este modo, añadirá una barrera más para las personas que intenten acceder a zonas no autorizadas de su equipo.
3. La Wi-Fi pública debe utilizarse con precaución. Los servicios Wi-Fi gratuitos atraen a los hackers gracias a su baja protección de seguridad. Si no tienes otra opción, instala una VPN de confianza y entra en la reunión con la VPN activada.

Si su PC es vulnerable a los hackers, sus reuniones en línea también estarán en peligro.

Conclusión

Para garantizar las reuniones productivas necesarias, debes asegurarte de que tus reuniones online sean seguras. Utilice software con licencia, mantenlo actualizado y siga los consejos de seguridad proporcionados por las herramientas de reuniones en línea para mantener la privacidad de sus datos confidenciales. Si se mantiene alerta y utiliza las herramientas adecuadas, podrá salvaguardar sus reuniones en línea y disfrutar de las ventajas de la colaboración a distancia sin compromisos.