Automatiza tus adjuntos con IA en el chat: Una nueva era en la gestión de documentos

Gracias al desarrollo de las nuevas herramientas de inteligencia artificial, ahora podemos disfrutar de toda una serie de herramientas de última generación integradas en nuestras aplicaciones de ofimática cotidianas. Esto destaca especialmente gracias a la aparición de herramientas como el ‘chat con documentos’, que permiten interactuar con nuestros archivos de forma mucho más sencilla y eficaz.

La clave de este chat con IA pasa por una reformulación de las formas en que podemos trabajar con documentos PDF o de otros formatos. Esta característica nos permite introducir una instancia dialógica a la hora de trabajar con este tipo de documentos, de manera que ya no necesitaremos limitarnos a las opciones que nos da la interfaz, sino que podremos precisar mucho mejor las instrucciones que queremos trasladarle al software.

Se trata entonces de una función ideal para todo tipo de usuarios, desde los estudiantes de secundaria o de instancias universitarias hasta profesionales de todo tipo. Con independencia del tipo de documentos con los que tengamos que trabajar, la posibilidad de chatear con los archivos agiliza toda clase de procesos de trabajo que pueden abarcar la traducción,

¿Qué significa ‘chatear con documentos’?

La expresión ‘chatear con documentos’ hace referencia a un nuevo conjunto de herramientas con las que es posible aprovechar las funciones de la inteligencia artificial lingüística –como ChatGPT, Gemini o Grok– en articulación con diferentes tipos de archivo, por ejemplo documentos PDF. De esta manera se puede usar la IA para acceder a toda una serie de características avanzadas que permiten manipular los documentos más fácilmente.

La posibilidad de chatear con los documentos no se limita solamente a un único formato, así que está disponible para tipos de archivo como los de Excel, Word o PowerPoint, entre otros. Esta herramienta se puede utilizar para realizar preguntas sobre las cifras y los cálculos que se presentan en una hoja de Excel, resumir toda una serie de documentos de Word, o destacar los puntos clave de una presentación PPT.

En lugar de hacer todas estas tareas de forma manual y repasar documentos de cientos de páginas para tratar de hacernos una idea de lo que incluyen, la inteligencia artificial puede encargarse de todo esto y mucho más por nosotros. De este modo podemos colaborar con las aplicaciones de gestión de estos documentos para mejorar nuestra productividad y liberar buena parte de nuestro tiempo para dedicarlo a otras tareas.

Estas son las principales ventajas de la IA para interactuar con documentos

Utilizar la IA chat con adjuntos es entonces clave para agilizar los procesos de trabajo, sobre todo considerando que la capacidad de la inteligencia artificial es muy superior a la de cualquier ser humano. Si bien es cierto que el componente creativo final debe continuar dependiendo de nosotros, lo cierto es que el uso de una IA para chatear con documentos pone a nuestra disposición ventajas como estas:

• Mejoras en el acceso a la información. Una de las principales características de la inteligencia artificial destinada al análisis de documentos pasa por acceder más fácilmente a la información que contienen. Esto es especialmente destacable en el caso de documentos con mucha jerga legal, un número excesivo de páginas o un uso del lenguaje desordenado y opaco.
• Incremento de la productividad. Utilizar estos documentos apoyándose en el chat de la IA acostumbra a traducirse en un considerable incremento de la productividad. Ya no dependeremos del trabajo manual para poder gestionar los diferentes archivos. La IA puede reducir de forma considerable el tiempo de procesamiento de cada documento, sobre todo cuando se utiliza para gestionar los documentos por lotes.
• Acceso a otros idiomas. Es cada vez más frecuente que tengamos que trabajar con documentos escritos en otros idiomas como el francés, el inglés o incluso el chino. Por eso es tan importante contar con una IA integrada en nuestro software ofimática, que pueda facilitarnos traducciones de estos documentos con solo un par de clics, o que incluso nos permita traducir nuestros propios archivos a otros idiomas.
• Incentivos a la creatividad y el perfeccionismo. Al liberar nuestro tiempo ante tareas tediosas, la inteligencia artificial nos permite utilizar ese tiempo en tareas mucho más creativas o de revisión. La IA simplifica la información de los documentos y nos libera de muchas cargas, de modo que resulta mucho más sencillo pensar de manera diferente nuestras tareas o revisarlas para que queden lo mejor posible.

¿Cuándo usar la IA en los documentos PDF? Algunos ejemplos prácticos

Vamos a analizar entonces algunos de los casos prácticos en los que es posible aprovechar una IA de este tipo. Si consideras que alguno podría resultarte útil, recuerda que siempre puedes usar una inteligencia artificial gratis accediendo a las versiones de prueba de aplicaciones como Wondershare PDFelement.

Estas son algunas de las principales situaciones en las que puedes aprovechar las ventajas de un chat de documentos con IA:

• Documentos de Excel. En el caso de los documentos de Excel, resulta especialmente útil utilizar la IA integrada para solicitar explicaciones sobre las fórmulas empleadas en cada instancia, o incluso pedir ayuda a la hora de elegir la fórmula correcta en cada caso. De este modo se puede mejorar considerablemente la eficiencia.
• Documentos de Word. Los documentos de Word también se benefician de forma considerable de la IA integrada. Es especialmente útil para solicitar a la inteligencia artificial esbozos de redacción sobre distintos temas, o para traducir el texto a otros idiomas antes de exportarlo a PDF.
• Documentos PPT. En cuanto a las presentaciones en PowerPoint, la inteligencia artificial es capaz de organizarlas combinando diferentes imágenes para generar un efecto mucho más visual. Además también es posible sintetizar el contenido para presentarlo de mejor forma.
• Documentos PDF. Los documentos PDF se benefician de la IA sobre todo a la hora de resumir su contenido, aunque también se puede utilizar para traducirlos o para reorganizarlos de una manera más esclarecedora. La IA también es muy útil para redactar informes empresariales o textos educativos.

Cómo empezar: Guía paso a paso para aprovechar la IA en tus documentos

Si quieres descargar Wondershare PDFelement para empezar a trabajar con documentos, A continuación te mostramos una breve guía para enseñarte a aprovechar su IA integrada. Sigue estos pasos para chatear con tus documentos y sacarles el máximo partido:

1.Descarga PDFelement. Dirígete a la web oficial de Wondershare y descarga la aplicación PDFelement.

2.Abre el documento. Abre un archivo con PDFelement y navega a Asistente de IA > Chat con PDF. Sube tus archivos Word, Excel, PPT o PDF usando el ícono de carga ubicado en la parte inferior izquierda.

3.Elige la herramienta de IA que te interesa. Pregunta cualquier cosa sobre los documentos cargados y copia las respuestas para uso futuro.

4.Espera unos segundos. Espera un poco a que la inteligencia artificial complete el proceso.

5.Disfruta del resultado. ¡Nada más! Ahora tendrás a tu disposición el resumen, la traducción o la explicación del PDF. Si necesitas algo más, puedes pedírselo a la inteligencia artificial a través del chat para continuar trabajando con el documento.

¿Sabes cómo mejorar el rendimiento de la IA en tus PDF? Sigue estas pautas

Como puedes ver, trabajar con este tipo de inteligencia artificial es realmente sencillo, sobre todo si consideramos la enorme potencia que tienen estos sistemas. Con una IA integrada en el software podemos comunicarnos más fácilmente con nuestros documentos y hacer todo tipo de ajustes en el texto o las imágenes. Ahora bien, para que tu edición de documentos tenga éxito, te conviene considerar estos consejos.

• Considera la herramienta que necesitas en cada instancia. Busca las herramientas de inteligencia artificial que se ajusten mejor a lo que necesitas hacer en cada caso. Cada herramienta tiene sus distintos casos de uso y aplicaciones, así que asegúrate de entender cómo funcionan para elegir la más adecuada.
• Considera la IA solo como un complemento. A pesar de que la inteligencia artificial tiene una gran capacidad creativa y generativa, te conviene considerarla solamente como un complemento para tus tareas, y no como un reemplazo de la labor humana.
• Haz varias pruebas. No tienes por qué conformarte con el primer resultado que recibas por parte de la IA. Siempre puedes probar diferentes maneras de hacer la tarea que tienes entre manos hasta conseguir el resultado final que estabas buscando.
• Revisa el resultado. Después de que la inteligencia artificial realice las tareas que le hayas encargado, asegúrate de revisar los resultados y ajustarlos un poco más para que terminen siendo lo mejor posible.

¡Descubre cómo usar documentos inteligentes gracias a la IA!

Gracias a la inteligencia artificial integrada en los documentos inteligentes puedes aprovechar todo el potencial de las últimas tecnologías para mejorar los resultados de tu trabajo en múltiples ámbitos. Destaca especialmente la enorme capacidad de aplicaciones como Wondershare PDFelement para sintetizar, analizar o traducir documentos, de modo que tú solo tengas que concentrarte en las labores más creativas.

Aprovecha el enorme impulso que la IA está teniendo en el ámbito de la ofimática, y descarga ahora Wondershare PDFelement para empezar a trabajar con tus archivos PDF. Enseguida descubrirás el enorme potencial que tiene la IA para ayudarte a la hora de leer, redactar, traducir u organizar documentos. Lo único que necesitarás hacer es indicarle a la IA lo que necesitas en cada instancia. ¡Los resultados te sorprenderán!